تخته کانبان؛ راهنمای جامع برای سازماندهی و مدیریت پروژه ها

کانبان، یک عبارت ژاپنی است که برای اولین بار توسط شرکت تویوتا وارد فضای مدیریت شد. این سیستم ابتدا در صنعت خودروسازی توسط Toyota مورد استفاده قرار گرفت و سپس به عنوان یک روش Agile مورد استفاده در توسعه نرم‌افزار نیز شناخته شد. کانبان همان طور از نامش پیداست از دو بخش “Kan” (به معنی “دیدن”) و “Ban” (به معنی “کارت”) تشکیل شده است.

در حقیقت کانبان شبیه تابلو یا بوردی عمومی است که برای همه قابل مشاهده است. روش کانبان یک روش توسعه نرم‌افزار است که برای مدیریت و کنترل فرآیندهای توسعه نرم‌افزار استفاده می‌شود. برای دانستن چگونگی استفاده از تخته کانبان تا آخر این بلاگ از اینکو گروپ همراه ما باشید.

تخته کانبان چیست؟

تخته کانبان، ابزاری در حوزه مدیریت پروژه، برای نمایش و مدیریت فرآیند‌های کاری به کار می‌رود. این تخته شامل چندین ستون مانند “کارهای در دست انتظار”، “کارهای در حال انجام”، و “کارهای انجام شده” است که هر کارت نمایانگر یک وظیفه یا فعالیت خاص در این فرآیندها است. با جابجایی کارت‌ها از ستونی به ستون دیگر، پیشرفت کارها به راحتی قابل مشاهده و مدیریت است.

استفاده از تخته کانبان به تیم‌ها کمک می‌کند تا با بالا بردن شفافیت و بهبود هماهنگی، فعالیت‌ها را مؤثرتر سازماندهی کنند. این ابزار به شناسایی سریع چالش‌ها و موانع در فرآیند کار کمک می‌کند و به این ترتیب، می‌توان به سرعت در جهت حل آن‌ها اقدام نمود، که در نهایت منجر به افزایش بهره‌وری و کارآمدی می‌شود.

بورد کانبان یک تابلو یا تخته فیزیکی است که به عنوان یک ابزار تصویری برای پیاده‌سازی سیستم کانبان در محیط‌های کاری استفاده می‌شود.

ویژگی های تخته کانبان

ویژگی‌های اصلی تخته کانبان شامل موارد زیر می‌شود:

تصویرسازی فرآیند: استفاده از تابلوی جریان کار (کانبان) برای نمایش وضعیت و پیشرفت فرآیند توسعه.

مدیریت محدودیت‌ها: تاکید بر محدود کردن تعداد کارهای در حال انجام به منظور بهبود بهره‌وری.

توجه به جزئیات: تمرکز بر جزئیات کارها و تسریع در شناسایی و رفع مشکلات.

با استفاده از تخته کانبان، تیم‌های توسعه نرم‌افزار قادرند بهبودهای مداوم را در فرآیند توسعه داشته باشند و به سرعت واکنش نشان دهند.

مزایای استفاده از تخته کانبان

استفاده از روش کانبان در محیط کاری چندین مزیت مهم دارد. برخی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و مزایای استفاده از تخته کانبان (Kanban) عبارتند از:

• استفاده از تابلوی جریان کار (کانبان) برای نمایش وضعیت وظایف و فعالیت‌ها؛
• تقسیم وضعیت وظایف به شکل قابل‌قبولی که به وضوح نشان دهد کدام وظایف در حال انجام، کدام در انتظار و کدام به اتمام رسیده است؛
• تاکید بر محدود کردن تعداد وظایف در حال انجام به منظور بهبود بهره‌وری و کاهش اضافه بار کاری؛
• امکان تغییرات و بهبودهای مداوم در سیستم به صورت انعطاف‌پذیر؛
• توزیع بهینه وظایف: کانبان به تیم‌ها کمک می‌کند تا وظایف خود را به صورت بهینه توزیع کنند و از تعادل منابع و زمان استفاده کنند؛
• تصویرسازی فرآیند کاری: با استفاده از تابلوی کانبان، تمامی اعضای تیم می‌توانند به وضوح وضعیت فعلی پروژه را مشاهده کنند و پیشرفت کار را درک کنند؛
• کاهش زمان هدر رفته: با بهره‌گیری از کانبان، تاخیرها و موانع در جریان کاری به سرعت شناسایی شده و برطرف می‌شوند که منجر به کاهش زمان هدر رفته و افزایش بهره‌وری می‌شود؛
• ارتقاء هماهنگی تیم: کانبان با ایجاد شفافیت و هماهنگی در جریان کاری، باعث افزایش هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم می‌شود؛
• تصمیم‌گیری مبتنی بر داده: از آنجا که کانبان اطلاعات واقعی از جریان کار را نمایش می‌دهد، تصمیم‌گیری‌ها بر اساس داده و شواهد قابل اعتماد اتخاذ می‌شود؛
• ادامه‌پذیری و تطبیق‌پذیری: کانبان به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا با تغییرات و نوسانات درخواست‌ها و نیازهای مشتریان، سریعاً واکنش نشان دهند و بهبودهای لازم را اعمال کنند.

سیستم کانبان به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند و با افزایش بهره‌وری و کاهش زمان‌های انتظار، به سرعت واکنش نشان دهند. با توجه به این مزایا، استفاده از تخته کانبان می‌تواند به بهبود عملکرد و بهبود جریان کار در محیط کاری کمک کند.

بورد فیزیکی کانبان چیست؟

بورد فیزیکی کانبان یک تابلو یا برد فیزیکی است که به عنوان یک ابزار تصویری برای پیاده‌سازی سیستم کانبان در محیط‌های کاری فیزیکی استفاده می‌شود. این برد، به صورت یک تابلو سفید با قابلیت پاک‌شدن، به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که وظایف، فعالیت‌ها و وضعیت آن‌ها را به صورت دیداری و قابل دسترسی برای همه اعضا نشان دهند.این بورد معمولاً به چند بخش تقسیم شده است که هر بخش وضعیت مختلف وظایف را نمایش می‌دهد، مانند “در حال انجام”، “در انتظار”، و “انجام شده”.

کانبان با ایجاد شفافیت و هماهنگی در جریان کاری، باعث افزایش هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم می‌شود؛

ویژگی‌های بورد فیزیکی کانبان عبارتند از:

بورد فیزیکی kanban دارای ویژگی‌های مختلفی است که در زیر به برخی از آنها اشاره خواهیم کرد:

تقسیم تابلو به بخش‌های مختلف جهت نمایش وضعیت مختلف وظایف.

قابلیت جابه‌جایی وظایف بین بخش‌های مختلف بر روی تابلو.

نمایش وظایف و فعالیت‌ها به صورت گرافیکی بر روی تابلوی سفید یا قابل پاک‌شوندن.

استفاده از کارت‌ها یا چسباندن برچسب‌ها برای نمایش وظایف و جزئیات آن‌ها.

امکان جابه‌جایی وظایف بین مراحل مختلف (مانند “در حال انجام”، “در انتظار”، “انجام شده”) بر روی تابلو.

ایجاد دیدی واضح و مشترک برای تیم در مورد وضعیت کارها و پیشرفت فعالیت‌ها.

بورد فیزیکی کانبان به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که به صورت تعاملی و قابل دسترس وظایف و فعالیت‌های خود را مدیریت کرده و بهبودهای مداوم در فرآیندهای کاری خود داشته باشند.

بورد دیجیتالی کانبان چیست؟

بورد دیجیتالی کانبان یک نرم افزار یا پلتفرم مبتنی بر وب است که برای پیاده‌سازی سیستم کانبان در محیط‌های آنلاین و دیجیتالی استفاده می‌شود. این نرم افزارها امکان ایجاد تابلوهای کانبان متعدد، اضافه کردن وظایف، جابه‌جایی آن‌ها بین مراحل مختلف و مدیریت وضعیت آن‌ها را فراهم می‌کنند.

ویژگی‌های بورد دیجیتالی کانبان:

از جمله مهمترین ویژگی های بورد دیجیتالی کانبان می توان به موارد زیر اشاره نمود:

امکان ایجاد چندین تابلو کانبان برای مدیریت پروژه‌ها و وظایف مختلف.

قابلیت اضافه کردن وظایف به صورت دیجیتالی و تخصیص آن‌ها به اعضای تیم.

امکان جابه‌جایی وظایف بین مراحل مختلف (مانند “در حال انجام”، “در انتظار”، “انجام شده”) با استفاده از رابط کاربری دیجیتال.

امکان اشتراک‌گذاری تابلوها و وظایف با اعضای تیم و همکاران.

بورد دیجیتالی کانبان به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که به صورت آنلاین و همگانی وظایف و فعالیت‌های خود را مدیریت کرده و با همکاران خود در مورد پیشرفت کارها ارتباط داشته باشند.

سیستم کانبان به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند

معرفی اصطلاحات اساسی کانبان

سیستم کانبان اصطلاحات خاص خود را دارد که به مفاهیم و عناصر اصلی این سیستم اشاره دارند. در زیر به برخی از این اصطلاحات اساسی اشاره می‌کنم:

کارت (Card): یک وظیفه یا فعالیت خاص که باید انجام شود را نمایان می‌کند. هر کارت می‌تواند شامل جزئیات وظیفه، مهلت زمانی و وضعیت فعلی آن باشد.

بورد (Board): یک محیط یا تابلو کانبان که شامل تمام کارت‌ها و مراحل مختلف فرآیند کانبان است.

مراحل (Stages): بخش‌های مختلف یک بورد کانبان که وظایف و کارت‌ها از یک مرحله به مرحله دیگر جابه‌جا می‌شوند. مثال: “در حال انجام”، “در انتظار”، “انجام شده”.

وضعیت (Status): وضعیت فعلی یک کارت یا وظیفه که ممکن است شامل “در حال انجام”، “در انتظار”، “انجام شده” و غیره باشد.

وظیفه‌های محدود (WIP – Work In Progress): تعداد وظایفی که در یک مرحله خاص می‌توانند به صورت همزمان در حال انجام باشند.

جابه‌جایی (Move): عملیات انتقال یک کارت از یک مرحله به مرحله دیگر در بورد کانبان.

این اصطلاحات اساسی به تیم‌ها این امکان را می‌دهند که به صورت یکپارچه و موثر فرآیندهای کاری خود را مدیریت کرده و با همکاران خود در مورد پیشرفت کارها ارتباط داشته باشند.

مراحل ایجاد و استفاده از تخته کانبان

تخته کانبان یکی از ابزارهای کاربردی در مدیریت پروژه و بهبود فرآیندهای کاری است. این ابزار با فراهم کردن دیدی واضح از جریان کار، به تیم‌ها کمک می‌کند تا بتوانند فعالیت‌های خود را به شکل مؤثرتری مدیریت کنند. در اینجا مراحل اصلی برای ایجاد و استفاده از تخته کانبان را بررسی خواهیم کرد.

۱. تعریف فرآیندها و مراحل کاری

ابتدا، باید مراحل مختلف فرآیند کاری خود را تعریف کنید. این مراحل معمولاً شامل “کارهای در دست انتظار”، “کارهای در حال انجام” و “کارهای انجام شده” هستند. تعریف دقیق این مراحل بستگی به نوع پروژه و صنعت شما دارد.

۲. آماده‌سازی تخته کانبان

پس از تعریف مراحل، نیاز به آماده‌سازی یک تخته فیزیکی یا دیجیتالی دارید. می‌توانید از تخته‌های سفید، تخته وایت برد شیشه ای ، یا نرم‌افزارهای مبتنی بر وب استفاده کنید. روی تخته، برای هر مرحله از فرآیند یک ستون اختصاص دهید.

۳. قرار دادن کارت‌ها

بر روی تخته کانبان، برای هر فعالیت یا وظیفه‌ای که باید انجام شود، یک کارت قرار دهید. هر کارت باید شامل جزئیات کافی برای شناسایی وظیفه و مسئولیت‌های مربوط به آن باشد.

۴. به‌روزرسانی و نظارت مستمر

کارت‌ها باید به تدریج که کارها پیش می‌روند، از ستونی به ستون دیگر منتقل شوند. این امر نیازمند نظارت مستمر و به‌روزرسانی‌های مداوم است تا از دقت اطلاعات و نمایش صحیح پیشرفت کارها اطمینان حاصل شود.

۵. ارزیابی و بهبود مستمر

پس از مدتی استفاده از تخته کانبان، مهم است که فرآیند کاری خود را ارزیابی کنید و در صورت لزوم، تغییراتی را برای بهبود اثربخشی آن اعمال نمایید. این می‌تواند شامل تغییر در تعداد ستون‌ها، فرآیندها یا حتی نحوه استفاده از کارت‌ها باشد.

هدف اصلی روش کانبان چیست؟

هدف اصلی روش کانبان، بهبود مدیریت و کنترل فرآیندهای کاری و بهبود بهره‌وری تیم‌ها است. این روش با ایجاد یک دید گرافیکی و واضح از وظایف و فعالیت‌ها، امکان مدیریت بهتر و کاهش زمان‌های انتظار را فراهم می‌کند.

برخی از اهداف اصلی روش کانبان عبارتند از:

افزایش شفافیت: ایجاد دیدی واضح و مشترک برای تیم در مورد وضعیت وظایف و فعالیت‌ها.

این سیستم برای مواقعی استفاده می‌شود که دو تیم تولیدی مختلف به صورت مشترک در نزدیکی یکدیگر واقع شده‌اند،

کاهش اضافه بار کاری: محدود کردن تعداد وظایف در حال انجام به منظور بهبود بهره‌وری و کاهش اضافه بار کاری.

بهبود بهره‌وری: امکان انجام تغییرات و بهبودهای مداوم در فرآیندهای کاری به صورت انعطاف‌پذیر.

بهبود کیفیت: افزایش کیفیت انجام وظایف و کاهش خطاها از طریق مدیریت دقیق وظایف.

افزایش تعامل و هماهنگی: فراهم کردن ارتباط موثر و هماهنگی بین اعضای تیم در مورد اولویت‌ها و پیشرفت کارها.

با توجه به این اهداف، روش کانبان به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند و با افزایش بهره‌وری، به سرعت واکنش نشان دهند.

نکات و ترفندهایی برای استفاده موثر از تخته کانبان

برنامه‌ریزی تولید با استفاده از تخته کانبان می‌تواند بهبود مدیریت فرآیندهای تولید، کنترل موجودی و بهبود بهره‌وری را فراهم کند. این روش به تولید کمترین مقدار ممکن محصول با حفظ کیفیت و به موقعیت ایده‌آل کمک می‌کند.

برنامه‌ریزی تولید با کانبان شامل مراحل زیر است:

تصویرسازی فرآیند: ابتدا، فرآیند تولید باید به صورت گرافیکی و واضح نمایش داده شود. این می‌تواند توسط استفاده از تابلوها، لیست‌ها و کارت‌های کانبان انجام شود. این کار باعث می‌شود که هر وظیفه به صورت واضح شناسایی شود.

محدود کردن کار در حال انجام: یکی از اصول اصلی کانبان این است که کار در حال انجام را محدود نگه داشته تا منابع بهینه استفاده شود. این کمک می‌کند تا وظایف به موقع تر انجام شوند و منابع بیش از حد مصرف نشوند.

مدیریت فرآیند: تیم‌ها باید بتوانند نقاط قوت و ضعف فرآیند را شناسایی کرده و بتوانند بهبودهای لازم را اعمال کنند تا بهره‌وری را افزایش دهند.

تعیین سیاست‌ها: سیاست‌ها و چارچوب‌های واضح باید برای هر وظیفه تعیین شود تا هر فرد بتواند وظیفه و مسئولیت خود را به دقت مشخص کند.

بهبود همکاری: بهره‌وری و بهبود فرآیند تولید باید از طریق همکاری و هماهنگی بین افراد مختلف در تیم بهبود یابد.

برنامه‌ریزی تولید با استفاده از تخته کانبان این امکان را فراهم می‌کند که فرآیندهای تولید بهینه‌سازی شده و بهبود یابد و بتواند به صورت مداوم از فیدبک‌ها و تغییرات جهت بهبود بهره‌وری استفاده کند.

نکات مهم در رابطه با استفاده از تخته کانبان

این سیستم‌ها و کارت‌ها می‌توانند به صورت ترکیبی و در کنار یکدیگر استفاده شوند تا جریان تولید بهبود یابد و منابع بهینه‌سازی شوند.

می‌توانید انواع مختلف کارت‌ها را بر اساس نیازهای خود انتخاب و تغییر دهید تا به یک سیستم تولید منظم و بهینه دست یابید.

این روش‌ها قابلیت اعمال تغییرات تکاملی را دارند و اهداف اصلی آن‌ها بهبود جریان کار و فرآیندهای تولید است.

معایب استفاده از تخته کانبان

استفاده نادرست یا عدم مدیریت مناسب از تخته کانبان می‌تواند منجر به معایب زیر شود :

تخته به روز نشده: عدم به روزرسانی تخته کانبان می‌تواند باعث ایجاد مشکلات و سردرگمی در پروژه شود. این موضوع می‌تواند به کار کردن بر روی اطلاعات ناقص یا اشتباه منجر شود و بازگشت به عقب را دشوار کند.

پیچیدگی بیش از حد تخته: اضافه کردن فنون و روش‌های جدید به تخته می‌تواند باعث کمرنگ شدن اطلاعات مهم و افزایش پیچیدگی آن شود.

عدم زمانبندی مشخص: عدم وجود زمانبندی مشخص برای هر فاز می‌تواند باعث عدم شفافیت در اجرای کارها و عدم تشخیص زمانی دقیق برای اتمام فازها شود.

این معایب نشان از اهمیت مدیریت صحیح و به‌روزرسانی منظم تخته کانبان دارد.

برنامه‌ریزی تولید با استفاده از تخته کانبان می‌تواند معایبی هم داشته باشد. نظر شما چیست؟

سوالات متداول

• تخته کانبان چیست؟

کانبان یک سیستم ساده گردش اطلاعات و مواد است که برای جابجایی و انتقال مواد از یک ایستگاه کاری به سمت یک ایستگاه کاری دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد.۰در واقع سیستم کانبان یک نوع کارت اطلاعاتی است که برای زمان بندی، پیشبرد فرآیند و برنامه ریزی عملیات تولید مورد استفاده قرار می گیرد.

• هدف تخته کانبان چیست؟

افزایش شفافیت: ایجاد دیدی واضح و مشترک برای تیم در مورد وضعیت وظایف و فعالیت‌ها. کاهش اضافه بار کاری: محدود کردن تعداد وظایف در حال انجام به منظور بهبود بهره‌وری و کاهش اضافه بار کاری. بهبود بهره‌وری: امکان انجام تغییرات و بهبودهای مداوم در فرآیندهای کاری به صورت انعطاف‌پذیر. بهبود کیفیت: افزایش کیفیت انجام وظایف و کاهش خطاها از طریق مدیریت دقیق وظایف.

• چرا باید از تخته کانبان استفاده کنیم؟

زیرا که برنامه‌ریزی تولید با استفاده از تخته کانبان این امکان را فراهم می‌کند که فرآیندهای تولید بهینه‌سازی شده و بهبود یابد و بتواند به صورت مداوم از فیدبک‌ها و تغییرات جهت بهبود بهره‌وری استفاده کند.

• مزایای تخته کانبان چیست؟

تخته کانبان دارای مزایا و مواردی همچون افزایش انعطاف، کاهش اتلاف، سادگی مدل و بهبود جریان تحویل است که نشان می‌دهد با مدیریت درست و به‌روزرسانی منظم، معایب آن قابل مدیریت است.

• معایب تخته کانبان چیست؟

استفاده نادرست یا عدم مدیریت مناسب از تخته کانبان می‌تواند منجر به معایبی همچون عدم زمان بندی مشخص، پیچیدگی بیش از حد تخته و عدم بروز رسانی تخته شود.

جمع ‌بندی

امروزه تخته کانبان می‌تواند در برنامه‌ریزی و تولید تاثیر بسزایی داشته باشد.چرا که بورد کانبان به عنوان یکی از اجزای کلیدی متد کانبان است که جهت نوشتن و بصری‌سازی گردش کار تیم‌ها مورد استفاده قرار می گیرد. از مهم ترین وظایف بوردهای کانبان این است که به تیم‌ها کمک کنند تا نقاط ضعف و نقاط گلوگاه گردش کار را به تصویر بکشند تا از این طریق به راحتی بر روی کارهای در حال انجام تمرکز کافی داشته باشند.

ما در این مقاله تمام سعی خود را به کار بستیم تا به طور مفصل توضیح دهیم که تخته کانبان چیست و نحوه‌ی استفاده از آن را مرور کردیم. اگر شما کاربران عزیز اطلاعاتی در زمینه‌ی استفاده از بورد کانبان دارید،خوشحال می شویم که تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید. اگر به ابزارهای برنامه ریزی و هدف گذاری علاقه دارید شما را به مطالعه مقاله “ویژن برد؛ راهی برای رسیدن به رویاها!!” دعوت می‌کنیم.

اینکو گروپ